Facilitation de projet – Définition, rôle et compétences
Par Jack Grabovski
13 septembre 2012
Comment être un bon facilitateur en gestion de projets ?
Je peux difficilement imaginer une gestion de projet (GDP) efficace sans une bonne facilitation. Comme mon expérience le prouve, la performance du projet dépend considérablement de la façon dont l’équipe est soutenue à prendre des décisions, à résoudre des problèmes et à réagir aux risques et aux changements. La facilitation en GDP fournit un mécanisme d’amélioration du travail d’équipe qui constitue les attitudes, le rendement, les capacités, les modèles culturels et les résultats de l’équipe.
Dans cet article, j’aimerais mettre l’accent sur la signification de la facilitation, ce que le rôle de facilitateur implique, et quelles compétences un candidat à ce rôle devrait avoir.
Facilitation de la gestion de projet
Certains projets présentent un besoin de facilitation lorsqu’il y a un manque d’efficacité.
Le processus de facilitation des GDP utilise les principaux outils suivants :
– la Formation, y compris : coaching, ateliers, séminaires, brainstorming
– l’Analyse, y compris l’analyse des causes profondes
– la Consultation, y compris présentations, démonstrations, recommandations
– l’Orientation générale, y compris les rapports de supervision
La facilitation de la gestion des projets favorise le bon développement des équipes.
Ses avantages pour l’environnement du projet sont les suivant
– Développement des compétences et des capacités de collaboration
– Réduire le nombre et le coût des consultants externes
– Un niveau d’engagement plus élevé envers les objectifs de l’équipe
Rôle de facilitateur
Le rôle de facilitateur de projet comprend une série de tâches et de responsabilités qui permettent de favoriser le développement d’une équipe en fournissant de la formation, de l’analyse, des conseils et de l’orientation aux membres de l’équipe. Il vise à assurer la résolution de problèmes et la prise de décisions efficaces tout au long du cycle de vie de la mise en œuvre.
Une personne qui prétend jouer le rôle de facilitateur du projet devrait être acceptée par tous les membres de l’équipe. Il aidera le groupe à résoudre des problèmes et à prendre des décisions, mais n’aura pas le pouvoir de prendre des décisions.
Souvent, le rôle de l’animation en GDP est assumé par le chef d’équipe qui doit faciliter le développement du travail d’équipe et la mise en œuvre des philosophies requises dans l’environnement collaboratif.
Toutefois, dans les équipes plus importantes où les chefs d’équipe ne peuvent pas jouer le rôle de facilitateur, il est évidemment nécessaire d’embaucher une personne indépendante qui pourrait fournir de l’aide au chef et lui fournir des conseils sur les pratiques exemplaires en matière de travail d’équipe.
Un candidat à ce poste devrait pouvoir :
– Analyser et comprendre les enjeux et les conflits actuels
– Recommander les bonnes techniques/outils pour l’amélioration de l’équipe
– Fournir de la formation et du soutien
– Participer et gérer les réunions d’équipe
– Veiller au respect du temps tout au long du projet
– Assurer des communications efficaces
Les cinq principales compétences :
Pour qu’une personne affectée au rôle de facilitation de la GP soit efficace en gestion de projet, elle doit acquérir un certain nombre de compétences et d’aptitudes, notamment :
1- Neutralité : L’animateur du projet tient à ce que l’équipe aille vers les objectifs souhaités, tout en maintenant la neutralité des résultats obtenus. En d’autres termes, l’animateur devrait être qualifié pour gérer le processus de travail d’équipe plutôt que le résultat.
2- Planification : Pour certaines personnes, la facilitation peut sembler facile, mais en fait, c’est un travail ardu qui exige de bonnes compétences en planification. L’animateur du projet doit planifier les choses à l’avance afin d’être prêt pour les séances de travail d’équipe.
La capacité de planifier signifie être capable de comprendre l’équipe et ses enjeux et d’élaborer un plan d’action souple qui pourrait aider les membres de l’équipe à atteindre leurs objectifs.
3- Energétique : Comme il a été mentionné, la facilitation implique une partie de neutralité, mais cela ne signifie pas que le facilitateur de projet doit être inactif et « comateux ». Bien au contraire, cette personne devrait être énergique et apporter de l’énergie à l’équipe.
Le fait d’être énergique permet à l’animateur de garder les gens concentrés et engagés. Cette capacité permet de favoriser une bonne attitude et d’assurer l’engagement de l’équipe.
4- Communicateur : Une bonne facilitation dans la gestion de projet ne peut exister sans une communication efficace. La capacité d’être un communicateur efficace signifie que le facilitateur de projet contribue à atteindre une compréhension mutuelle entre coéquipiers, de sorte que l’équipe puisse créer et partager le sens juste de la même information, sans aucune distorsion.
Un animateur de groupe tient à ce que chaque membre de l’équipe puisse communiquer en douceur avec la direction et les collègues et qu’il n’y ait pas de conflits dans l’environnement de l’équipe.
5- Positivité : Être positif est une sorte d’art qui exige d’un facilitateur de promouvoir une idée de façon proactive, d’encourager l’équipe et de s’attaquer à un problème. Il implique un grand effort et beaucoup d’énergie.
Un facilitateur efficace en gestion de projet donne aux membres de l’équipe le désir d’atteindre les objectifs communs et de réaliser le projet à temps, en respectant le budget et conformément aux spécifications. Un ton positif et une position active devraient être les principales habitudes de cette personne.
