تسيير المشروع : التعريف ، الدور والمهارات
بقلم جاك غرابوفسكي
13 سبتمبر 2012
كيف تكون جيداً في تيسير الصيانة الوقائية:
لا يمكنني تصوير إدارة المشاريع الفعّالة (PM) دون تسهيل جيد. وحسب تجربتي، فإن أداء المشروع يعتمد إلى حد كبير على كيفية تسهيل عمل الفريق لاتخاذ القرارات، حل المشاكل، الاستجابة للمخاطر والتغييرات.
يوفر تنسيق إدارة المشاريع الفعالة آلية لتحسين العمل الجماعي تشكل مواقف الفريق، أدائه، قدراته، أنماطه الثقافية ونتائجه.
في هذه المقالة، أود أن أركز على معنى التنسيق، وما ينطوي عليه دور المنسق، والمهارات التي ينبغي أن يحصل عليها المرشح لهذا الدور.
1- التنسيق في إدارة المشاريع:
بعض المشاريع بحاجة إلى التيسير عندما يكون هناك نقص في اتخاذ القرارات الفعالة وحل المشاكل.
تجدون في ما يلي تعريف التسيير :
تيسير إدارة المشاريع هي عملية تدخل في بيئة العمل لزيادة إنتاجية الفريق وكفاءته ومنع فشل المشروع. وتهدف هذه العملية إلى ضمان النجاح في إنجاز المشاريع. وينبغي أن يسفر عن تشكيل فريق مدرب تدريبا جيدا وملتزم بتنفيذ التوصيات المعتمدة.
تستخدم عملية تنسيق الصيانة الوقائية الأدوات الرئيسية التالية:
– تدريب على أسلوب عمل، بما في ذلك التدريب وورش العمل والحلقات الدراسية والعصف الذهني
– تحليل إدارة البيانات، بما في ذلك تحليل الأسباب الجذريةشركة “إدارة خدمات”، بما في ذلك العروض التوضيحية والعروض التوضيحية والتوصيات
– دليل الرقابة على الرقابة، بما في ذلك تقارير الإشراف
إن تيسير إدارة المشاريع يحبذ التطوير السلس للفرق. وفيما يلي نجد فوائده لمحيط المشروع:
– تطوير المهارات والقدرات التعاونية
– تضمن خدمة تأمين العمل (تأمين العمل) تقليل عدد وتكلفة المستشارين الخارجيين
– مستوى أعلى من الالتزام بأهداف الفريق
2- دور المنسق
يشمل دور مُيسّر المشروع مجموعة من الواجبات والمسؤوليات التي تحبذ تطوير فريق من خلال توفير التدريب والتحليل والمشورة والتوجيه لأعضاء الفريق. ويهدف إلى ضمان حل المشاكل واتخاذ القرارات على نحو فعال طوال دورة حياة التنفيذ.
يجب الموافقة على الشخص الذي سيمثل دور منسق المشروع وقبوله من قبل جميع أعضاء الفريق. والذي سيساعد الفريق في حل المشاكل واتخاذ القرارات ولكنه لن تكون لديه سلطة لاتخاذ القرارات.
غالبا ما يقوم بدور تنسيق رئيس الوزراء رئيس الفريق الذي يجب أن يسهل تطوير العمل الجماعي وتطبيق الفلسفات المطلوبة داخل البيئة التعاونية.
ومع ذلك، في فرق أكبر حيث لا يمكن لقادة الفريق أداء العمل
3- تحليل وفهم القضايا والصراعات الحالية:
– التوصية بالتقنيات / الأدوات المناسبة لتحسين الفريق
– توفير التدريب والدعم
– المشاركة في اجتماعات الفريق وإدارتها
– ضمان الاحتفاظ بالوقت طوال المشروع
– ضمان الاتصالات الفعالة
4- أفضل 5 مهارات
لكي يكون الشخص المكلف بدور تيسير الصيانة الوقائية فعالاً في إدارة المشروع، يجب عليه الحصول على عدد من المهارات والقدرات، تكمن في ما يلي:
الحياد: يهتم منسق المشروع بأن يتحرك الفريق نحو الأهداف المطلوبة، مع الحفاظ على الحياد تجاه النتائج التي تم الحصول عليها. بعبارة أخرى، ينبغي أن يكون المنسق ماهراً في إدارة عملية العمل الجماعي بدلاً من أن يكون نتيجة.
التخطيط : قد يبدو من السهل بالنسبة إلى بعض الأشخاص في مجال التنسيق، ولكن في الواقع، يتطلب العمل الشاق مهارات تخطيط جيدة. يحتاج منسق المشروع إلى تخطيط الأمور المستقبلية حتى يتم الإعداد لجلسات العمل الجماعي.
المنشّط: وكما ذكر، فإن التيسير ينطوي على جزء من الحياد ولكنه لا يعني أن منسق المشروع ينبغي أن يكون غير نشط و”مفعل”. ولكن العكس تماماً، ينبغي أن يكون ذلك الشخص نشيطا وأن يجلب الطاقة إلى الفريق.
التواصل: لا يمكن أن يكون هناك تيسير جيد في إدارة المشاريع دون اتصالات فعالة.
تعني قدرة التواصل الفعال أن منسق المشروع يساهم في التوصل إلى تفاهم متبادل بين أعضاء الفريق، بحيث يتمكن الفريق من إنشاء المعنى الصحيح للمعلومات نفسها ومشاركته، بدون أي تشويه.
يهتم منسق المجموعة بأن كل عضو في الفريق يمكنه التواصل بسلاسة مع الإدارة والزملاء وأنه لا يوجد تعارض في محيط الفريق.
الإيجابيات: هي نوع من الفن يتطلب من المنسق الترويج لفكرة بشكل فاعل وتشجيع الفريق ومعالجة مشكلة. وهو ينطوي على جهد كبير وطاقة كبيرة.
إن المنسق الفعال في إدارة المشاريع يجعل أعضاء الفريق يرغبون في تحقيق الأهداف المشتركة وتقديم المشروع في الوقت المحدد وفي إطار الميزانية ووفقا للمواصفات. وينبغي أن تكون النبرة الإيجابية والموقف النشط هي العادات الرئيسية لذلك الشخص.
